Einmal im Jahr rechnen Vermieter die Betriebskosten ab. Diese Anleitung zeigt, welche Fristen gelten, welche Kosten Sie umlegen dürfen und wie Sie die Abrechnung in sieben Schritten so aufbauen, dass Ihre Mieter sie nachvollziehen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach seinem Ende bei Ihrem Mieter sein.
- Umlegen dürfen Sie nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu den Betriebskosten nach § 2 Betriebskostenverordnung gehören.
- Jede Abrechnung braucht die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die abgezogenen Vorauszahlungen.
- Heizkosten werden zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt, die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen Ihnen und dem Mieter aufgeteilt.
Wann Sie abrechnen müssen
Wenn Ihr Mieter monatlich Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet, müssen Sie darüber einmal im Jahr abrechnen. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, in der Praxis ist das Kalenderjahr aber am einfachsten, weil auch Versorger und Behörden meist so abrechnen.
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2026 heißt das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein. Kommt sie später, können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie Ihrem Mieter dagegen auch nach Fristablauf auszahlen.
Praxis-Tipp
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Stellen Sie die Abrechnung so zu, dass Sie den Zugang nachweisen können, etwa per Einwurf-Einschreiben oder durch einen Boten, und planen Sie einige Wochen Puffer vor dem Jahresende ein.
Welche Kosten Sie umlegen dürfen
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Welche Kosten überhaupt als Betriebskosten gelten, regelt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) mit 17 Kostenarten:
| Nr. | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Öffentliche Lasten des Grundstücks | Grundsteuer |
| 2 | Wasserversorgung | Wassergeld, Zählermiete |
| 3 | Entwässerung | Schmutz- und Niederschlagswasser |
| 4 | Heizung | Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst |
| 5 | Warmwasserversorgung | Warmwasserbereitung |
| 6 | Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen | Gemeinsame Anlage für Heizung und Warmwasser |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Prüfung |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Abfallgebühren, Winterdienst auf dem Gehweg |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Treppenhausreinigung |
| 10 | Gartenpflege | Rasen, Hecken, Spielplatz |
| 11 | Beleuchtung | Strom für Flur, Keller, Außenlicht |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehr- und Messgebühren |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Wohngebäude-, Haftpflichtversicherung |
| 14 | Hauswart | Hausmeister, ohne Reparaturen und Verwaltung |
| 15 | Antennen-, Breitband- und Glasfaseranlagen | Betriebsstrom, Wartung |
| 16 | Wäschepflege-Einrichtungen | Gemeinschaftswaschmaschine |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Nur wenn im Mietvertrag einzeln genannt, z. B. Wartung von Rauchmeldern |
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen. Auch die Kosten leer stehender Wohnungen tragen Sie selbst. Achten Sie auf Mischrechnungen: Enthält die Rechnung Ihres Hausmeisters auch kleine Reparaturen, müssen Sie diesen Anteil herausrechnen.
Kabelfernsehen: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Nutzungsentgelte für Kabelfernsehen nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden. Umlagefähig bleibt bei Antennen- und Breitbandanlagen nur der Betriebsstrom, bei Gemeinschaftsantennen zusätzlich die regelmäßige Prüfung.
Was in jede Abrechnung gehört
Damit Ihre Abrechnung formell wirksam ist, muss Ihr Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht sie bei Häusern mit mehreren Wohnungen mindestens diese vier Angaben:
| Angabe | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Gesamtkosten | Die Kosten des ganzen Hauses je Kostenart für den Abrechnungszeitraum |
| Verteilerschlüssel | Für jede Kostenart angeben und, wo nötig, erläutern: Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch |
| Anteil des Mieters | Die Berechnung muss nachvollziehbar sein, auch bei einem Mieterwechsel im Jahr |
| Vorauszahlungen | Die geleisteten Vorauszahlungen abziehen und Nachzahlung oder Guthaben ausweisen |
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Abrechnungsfrist nicht. Rechenfehler oder ein falscher Schlüssel sind dagegen inhaltliche Fehler: Die Abrechnung bleibt wirksam und lässt sich korrigieren. Eine höhere Nachzahlung können Sie nach Ablauf der Frist allerdings nicht mehr verlangen.
In sieben Schritten zur Abrechnung
- Zeitraum und Stammdaten festlegen. Notieren Sie den Abrechnungszeitraum, die Gesamtwohnfläche, die Zahl der Wohnungen und Personen sowie für jeden Mieter Fläche, Personenzahl und Mietzeitraum.
- Belege sammeln. Dazu gehören Grundsteuer- und Abfallbescheide, Rechnungen von Wasserversorger, Hausmeister und Gartenpflege, Versicherungspolicen, Wartungsverträge und die Zählerstände zu Beginn und Ende des Zeitraums.
- Umlagefähige Kosten aussortieren. Ordnen Sie jede Rechnung einer Kostenart zu und rechnen Sie Reparatur- und Verwaltungsanteile heraus. Übernehmen Sie nur Kostenarten, die im Mietvertrag vereinbart sind.
- Umlageschlüssel festlegen. Verwenden Sie für jede Kostenart den Schlüssel aus dem Mietvertrag. Ist nichts vereinbart, verteilen Sie nach Wohnfläche, und Kosten mit erfasstem Verbrauch nach Verbrauch.
- Heiz- und Warmwasserkosten verteilen. Teilen Sie die Kosten nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf und ermitteln Sie den CO₂-Anteil von Ihnen und Ihrem Mieter. Bei vielen Häusern übernimmt das ein Messdienst.
- Anteil je Mieter berechnen. Rechnen Sie bei Ein- und Auszug im Jahr taggenau ab. Die Zeiten eines Leerstands gehen zu Ihren Lasten.
- Vorauszahlungen abziehen und zustellen. Ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen ab, weisen Sie Nachzahlung oder Guthaben aus und schlagen Sie bei Bedarf eine neue Vorauszahlung vor. Stellen Sie die Abrechnung nachweisbar und rechtzeitig zu.
Den richtigen Umlageschlüssel wählen
Der Umlageschlüssel legt fest, welchen Anteil der Gesamtkosten jede Wohnung trägt. Maßgeblich ist zuerst Ihr Mietvertrag. Haben Sie dort nichts vereinbart, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche, für Kosten mit erfasstem Verbrauch der Verbrauch.
| Schlüssel | Typisch für | Hinweis |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherungen, Gartenpflege, Hausreinigung | Gesetzlicher Standard, wenn nichts anderes vereinbart ist |
| Personen | Müllabfuhr, Wasser ohne Wohnungszähler | Personenzahl über das Jahr festhalten, bei Wechseln anteilig |
| Einheiten | Kosten, die für jede Wohnung gleich hoch sind | Jede Wohnung trägt denselben Anteil |
| Verbrauch | Heizung, Warmwasser, Wasser mit Zählern | Bei Heizung und Warmwasser durch die Heizkostenverordnung vorgeschrieben |
Heizkosten und CO₂-Kosten
Bei einer zentralen Heizung schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Den Rest verteilen Sie nach Wohnfläche. Zwingend 70 Prozent gelten für Häuser, die nicht dem Wärmeschutzstandard von 1994 entsprechen, mit Öl oder Gas heizen und überwiegend gedämmte Leitungen haben.
Rechnen Sie Heizkosten nicht nach Verbrauch ab, darf Ihr Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Zähler oder die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen, sind es jeweils 3 Prozent.
Seit 2023 teilen Sie außerdem die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser mit Ihrem Mieter. Grundlage ist der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je schlechter die Energiebilanz, desto größer Ihr Anteil:
| CO₂-Ausstoß (kg je m² und Jahr) | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|
| unter 12 | 100 % | 0 % |
| 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 17 bis unter 22 | 80 % | 20 % |
| 22 bis unter 27 | 70 % | 30 % |
| 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 32 bis unter 37 | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| 42 bis unter 47 | 30 % | 70 % |
| 47 bis unter 52 | 20 % | 80 % |
| 52 und mehr | 5 % | 95 % |
In der Heizkostenabrechnung müssen Sie den CO₂-Anteil Ihres Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlen diese Angaben, darf Ihr Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.
Nach der Abrechnung: Nachzahlung, Guthaben, Vorauszahlung
- Nachzahlung oder Guthaben: Geben Sie Ihrem Mieter ausreichend Zeit, die Abrechnung zu prüfen, bevor Sie eine Nachzahlung anmahnen. Ein Guthaben zahlen Sie aus oder verrechnen es nach Absprache.
- Vorauszahlungen anpassen: Nach einer Abrechnung können Sie und Ihr Mieter die Vorauszahlungen durch eine Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
- Belegeinsicht: Auf Verlangen müssen Sie Ihrem Mieter Einsicht in die Belege geben. Sie dürfen die Belege auch elektronisch bereitstellen.
- Einwendungen: Ihr Mieter hat zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben.
Häufige Fehler
- Die Abrechnung kommt zu spät oder der Zugang lässt sich nicht nachweisen.
- Es werden Kostenarten abgerechnet, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind.
- Reparatur- und Verwaltungsanteile in Hausmeister- oder Gartenrechnungen bleiben drin.
- Die Kosten leer stehender Wohnungen werden auf die übrigen Mieter verteilt.
- Kabelfernsehen wird nach dem 30. Juni 2024 weiter umgelegt.
- Die CO₂-Aufteilung fehlt in der Heizkostenabrechnung.
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Häufige Fragen
Muss ich auch abrechnen, wenn eine Pauschale vereinbart ist?
Nein. Abrechnen müssen Sie nur über Vorauszahlungen. Eine Betriebskostenpauschale wird nicht abgerechnet.
Was gilt, wenn ein Mieter im Laufe des Jahres auszieht?
Sie rechnen mit der regulären Jahresabrechnung ab und verteilen die Kosten taggenau auf alten und neuen Mieter. Eine Zwischenabrechnung beim Auszug ist nicht vorgeschrieben.
Kann ich vergessene Kosten nachträglich ergänzen?
Innerhalb der Abrechnungsfrist ja. Nach Ablauf der Frist können Sie keine höhere Nachzahlung mehr verlangen.
Wie lange hat mein Mieter Zeit, Einwände zu erheben?
Zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Danach sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rechtslage im Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Mietvertrag und die aktuelle Rechtslage.
