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Halten Sie bei Einzug oder Auszug fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wird, welche Zählerstände gelten und welche Schlüssel übergeben wurden. Füllen Sie das Protokoll gemeinsam vor Ort aus, auch am Tablet oder Smartphone, und lassen Sie es von beiden Seiten unterschreiben.

Warum ein Übergabeprotokoll so wichtig ist

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist aber das wichtigste Beweismittel, wenn später Streit über den Zustand der Wohnung, über Schäden oder über die Kaution entsteht. Ohne Protokoll steht oft Aussage gegen Aussage.

Für Vermieter kommt eine knappe Frist hinzu: Ansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten, gerechnet ab dem Tag, an dem Sie die Wohnung zurückerhalten. Wer Schäden geltend machen will, muss sie also schnell und nachweisbar festhalten.

So läuft die Übergabe ab

1. Termin vereinbaren, am besten bei Tageslicht und in der leeren Wohnung. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, pro Zimmer etwa zehn Minuten.
2. Gemeinsam Raum für Raum begehen. Prüfen Sie Wände, Böden, Fenster, Türen, Heizkörper, Sanitäranlagen und Elektrik.
3. Mängel konkret beschreiben und fotografieren, mit Ort und Größe, nicht nur „gebraucht“ oder „leichte Schäden“.
4. Zählerstände ablesen und die Zählernummern notieren.
5. Schlüssel zählen und die Anzahl je Schlüsselart eintragen.
6. Beide unterschreiben, und jede Seite erhält ein Exemplar, ausgedruckt oder als PDF.

Normale Abnutzung oder Schaden?

Nicht jede Gebrauchsspur ist ein Mangel, für den der Mieter einstehen muss. Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat er nach § 538 BGB nicht zu vertreten. Halten Sie im Protokoll trotzdem alles fest, was Ihnen auffällt. Ob es normale Abnutzung oder ein Schaden ist, lässt sich später besser beurteilen, wenn der Zustand dokumentiert ist.

In der Regel normale Abnutzung	In der Regel ein Schaden
Laufspuren auf Teppich oder Parkett	Brandlöcher, tiefe Kratzer, Wasserflecken durch Unachtsamkeit
Verblasste Tapeten, leichte Verfärbungen	Bemalte oder beschmierte Wände, ungewöhnliche Farben ohne Absprache
Dübellöcher in üblichem Umfang	Herausgerissene Dübel, große Löcher in Fliesen
Kalkablagerungen bei normaler Pflege	Gesprungenes Waschbecken, beschädigte Armaturen

Zählerstände: wichtig für die Nebenkostenabrechnung

Die abgelesenen Zählerstände brauchen Sie zweimal. Erstens für die Ummeldung bei den Versorgern, damit jeder nur seinen eigenen Verbrauch bezahlt. Zweitens für die nächste Nebenkostenabrechnung: Zieht ein Mieter im laufenden Jahr ein oder aus, verteilen Sie die Kosten taggenau zwischen altem und neuem Mieter. Wie das funktioniert, lesen Sie im Artikel Umlageschlüssel: Wohnfläche, Personen oder Verbrauch?

Kaution und Wohnungsgeberbestätigung

Kaution: Nach dem Auszug darf der Vermieter die Wohnung prüfen und mögliche Ansprüche klären, bevor er die Kaution zurückzahlt. Steht noch eine Nebenkostenabrechnung aus, darf er einen angemessenen Teil bis zu deren Erstellung einbehalten. Halten Sie im Protokoll fest, was zur Kaution vereinbart ist.

Wohnungsgeberbestätigung: Beim Einzug muss der Vermieter dem Mieter schriftlich oder elektronisch bestätigen, dass er eingezogen ist. Der Mieter braucht diese Bestätigung für die Anmeldung beim Bürgeramt, die innerhalb von zwei Wochen erfolgen muss (§ 19 Bundesmeldegesetz). Der Mietvertrag ersetzt die Bestätigung nicht. Am einfachsten übergeben Sie sie zusammen mit dem Protokoll.

Häufige Fragen

Muss der Mieter das Protokoll unterschreiben?

Er ist dazu nicht verpflichtet. Verweigert er die Unterschrift, notieren Sie das im Protokoll, ziehen Sie möglichst einen Zeugen hinzu und machen Sie ausführliche Fotos.

Was gilt, wenn Mängel erst später auffallen?

Mängel, die bei der Übergabe nicht erkennbar waren, können Sie grundsätzlich auch später noch geltend machen, innerhalb der Frist von sechs Monaten. Bei Mängeln, die erkennbar waren, aber nicht im unterschriebenen Protokoll stehen, wird es dagegen schwierig. Prüfen Sie deshalb gründlich.

Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein. Das Protokoll läuft vollständig in Ihrem Browser. Nichts wird an uns oder an Dritte übertragen. Drucken Sie das Protokoll aus oder speichern Sie es als PDF, bevor Sie die Seite schließen.

Wie speichere ich das Protokoll als PDF?

Klicken Sie auf „Drucken / als PDF speichern“ und wählen Sie im Druckfenster als Drucker „Als PDF speichern“ bzw. „Microsoft Print to PDF“.

Hinweis: Dieses Protokoll und die Hinweise auf dieser Seite sind eine Hilfe für die Praxis und ersetzen keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.