Für das Abrechnungsjahr 2025 läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Wer die Nebenkostenabrechnung zu spät zustellt, verliert in der Regel seine Nachforderung. Hier erfahren Sie, wie die Frist berechnet wird, wann eine Verspätung entschuldigt ist und welche Fristen für Ihren Mieter gelten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum, an dem Sie die Abrechnung abschicken.
- Nach Fristablauf können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
- Ihr Mieter hat ab Zugang zwölf Monate Zeit, Einwände zu erheben.
So berechnen Sie die Frist
Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate. Er beginnt nicht zwingend am 1. Januar, die meisten Vermieter rechnen aber nach Kalenderjahr ab. Die Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende dieses Zeitraums und endet zwölf Monate später.
| Abrechnungszeitraum | Abrechnung muss beim Mieter sein bis |
|---|---|
| 1.1.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 1.1.2026 bis 31.12.2026 | 31.12.2027 |
| 1.7.2025 bis 30.6.2026 | 30.6.2027 |
| 1.10.2025 bis 30.9.2026 | 30.9.2027 |
Die Frist gilt für jede Wohnung einzeln. Wohnt ein Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung, ändert das nichts an der Frist. Auch für ihn rechnen Sie zum Ende des regulären Abrechnungszeitraums ab.
Zugang richtig nachweisen
Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung rechtzeitig in den Machtbereich Ihres Mieters gelangt, also zum Beispiel im Briefkasten liegt. Kommt es zum Streit, müssen Sie den Zugang beweisen. Ein einfacher Brief reicht dafür nicht, denn das Absenden beweist nicht das Ankommen.
| Zustellweg | Beweiswert | Hinweis |
|---|---|---|
| Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung | sehr gut | Mieter quittiert Datum und Erhalt |
| Bote, der den Einwurf bezeugt | sehr gut | Bote kennt den Inhalt und notiert Datum und Uhrzeit |
| Einwurf-Einschreiben | gut | Zustellbeleg sichern; Inhalt dokumentieren |
| Übergabe-Einschreiben | eingeschränkt | Wird es nicht abgeholt, ist es nicht zugegangen |
| Einfacher Brief | schlecht | Zugang kaum nachweisbar |
| eingeschränkt | Nur sinnvoll, wenn Ihr Mieter einverstanden ist und den Empfang bestätigt |
Praxis-Tipp
Planen Sie für den Jahresendspurt mindestens zwei Wochen Puffer ein. Briefe, die am 30. Dezember abends eingeworfen werden, gelten unter Umständen erst am nächsten Werktag als zugegangen, und zwischen den Feiertagen ist die Post langsamer.
Was bei Verspätung gilt
Geht die Abrechnung nach Fristablauf zu, ist sie nicht unwirksam. Sie hat aber eine wichtige Folge: Eine Nachzahlung können Sie von Ihrem Mieter nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie ihm dagegen auszahlen, denn die Frist schützt nur den Mieter.
Dasselbe gilt für eine Abrechnung, die zwar rechtzeitig ankommt, aber formell unwirksam ist, etwa weil die Gesamtkosten oder der Umlageschlüssel fehlen. Sie wahrt die Frist nicht. Inhaltliche Fehler wie ein Rechenfehler sind dagegen unschädlich: Sie können die Abrechnung korrigieren, nach Fristablauf allerdings nur noch zugunsten des Mieters.
Wann eine Verspätung entschuldigt ist
Eine Nachforderung ist auch nach Fristablauf möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Die Hürde dafür ist hoch, und Sie müssen es im Streitfall beweisen.
Rückwirkender Grundsteuerbescheid
Erhöht die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend für ein Jahr, das Sie schon abgerechnet haben, dürfen Sie die Differenz nachfordern. Der Bundesgerichtshof verlangt aber, dass Sie das innerhalb von drei Monaten tun, nachdem feststeht, wie hoch die Grundsteuer endgültig ist (BGH, VIII ZR 6/24). Läuft gegen den Bescheid noch ein Einspruch, beginnt diese Frist erst, wenn das Verfahren abgeschlossen ist.
Fehlende Abrechnung der Eigentümergemeinschaft
Vermieter einer Eigentumswohnung warten oft auf die Jahresabrechnung der Verwaltung. Das entschuldigt eine Verspätung aber nicht automatisch. Nach einem Urteil des BGH vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) gilt die Jahresfrist auch dann, wenn die Eigentümer noch keine Abrechnung beschlossen haben. Sie müssen nachweisen, dass Sie selbst alles Zumutbare getan haben, um rechtzeitig abzurechnen, zum Beispiel bei der Verwaltung nachgehakt und die Unterlagen selbst angefordert.
Was nicht als Entschuldigung zählt
- Krankheit oder Urlaub ohne Vertretung
- Fehler oder Verzögerungen Ihrer Hausverwaltung oder Ihres Steuerberaters
- Die Post hat den Brief verloren
Fristen für Ihren Mieter
| Frist | Dauer | Folge |
|---|---|---|
| Einwendungen gegen die Abrechnung | 12 Monate nach Zugang | Danach kann der Mieter Fehler in der Regel nicht mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB) |
| Prüfung und Belegeinsicht | angemessene Zeit, meist etwa 30 Tage | Erst danach wird eine Nachzahlung fällig |
| Verjährung von Nachzahlung und Guthaben | 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist | Regelmäßige Verjährung nach § 195 BGB |
Wenn gar nicht abgerechnet wird
Rechnen Sie gar nicht ab, hat Ihr Mieter zwei Möglichkeiten. Solange das Mietverhältnis läuft, darf er die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Ist das Mietverhältnis beendet, kann er nach der Rechtsprechung des BGH die geleisteten Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen. Spätestens dann lohnt sich die Abrechnung auch für Sie.
Checkliste für den Jahresendspurt
- Alle Belege für das Abrechnungsjahr vollständig? Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherungen, Hausmeister, Heizkosten
- Heizkostenabrechnung vom Messdienst angefordert?
- Bei Eigentumswohnungen: Jahresabrechnung der Verwaltung angefordert und nicht umlagefähige Posten herausgerechnet?
- Mieterwechsel und Leerstände mit Datum erfasst?
- Abrechnung für jede Wohnung erstellt und geprüft?
- Zustellweg mit Nachweis gewählt und spätestens Mitte Dezember versendet?
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Häufige Fragen
Gilt die Frist auch, wenn der 31. Dezember auf ein Wochenende fällt?
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sich die Frist verschiebt. Sorgen Sie dafür, dass die Abrechnung einige Tage vor dem 31. Dezember zugeht.
Darf ich früher als nötig abrechnen?
Ja, sobald der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist und Ihnen alle Belege vorliegen. Eine frühe Abrechnung verschafft Ihnen Spielraum für Korrekturen.
Kann ich eine Teilabrechnung schicken und den Rest später?
Sie können Kostenarten, für die Ihnen noch keine Abrechnung vorliegt, ausnahmsweise später abrechnen, wenn Sie die Verzögerung nicht zu vertreten haben. Weisen Sie in der Abrechnung darauf hin und rechnen Sie den Rest unverzüglich nach, sobald die Unterlagen vorliegen.
Muss ich auch bei einer Pauschale abrechnen?
Nein. Abrechnen müssen Sie nur über Vorauszahlungen. Eine vereinbarte Pauschale wird nicht abgerechnet.
Wie Sie die Abrechnung Schritt für Schritt aufbauen, lesen Sie in unserer Anleitung zur Betriebskostenabrechnung.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rechtslage im Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Mietvertrag und die aktuelle Rechtslage.
