Vermieten: Nebenkosten, Abrechnung und Mieterwechsel

Als Vermieter kümmern Sie sich um weit mehr als die Miete: Nebenkosten abrechnen, Fristen einhalten, Heiz- und CO₂-Kosten richtig verteilen und beim Mieterwechsel sauber dokumentieren. Hier finden Sie den Ablauf der Abrechnung, unsere Ratgeber, kostenlose Hilfen und passende Excel-Vorlagen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
  • Umlegen dürfen Sie nur Kosten, die in der Betriebskostenverordnung genannt und im Mietvertrag vereinbart sind. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu.
  • Heiz- und Warmwasserkosten werden zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt. Wer nicht verbrauchsabhängig abrechnet, riskiert eine Kürzung um 15 Prozent.
  • Den CO₂-Preis für Öl und Gas teilen Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell. Je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto mehr trägt der Vermieter.

Die Nebenkostenabrechnung in sechs Schritten

  1. Zeitraum festlegen: Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr. Wechselt der Mieter mitten im Jahr, wird zeitanteilig abgerechnet.
  2. Kosten sammeln: Tragen Sie alle Rechnungen zusammen und prüfen Sie, welche Posten umlagefähig sind. Die vollständige Liste finden Sie unter Umlagefähige Nebenkosten.
  3. Umlageschlüssel anwenden: Ob nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch verteilt wird, regelt der Mietvertrag. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber Umlageschlüssel.
  4. Heiz- und CO₂-Kosten aufteilen: Die Heizkostenverordnung schreibt die verbrauchsabhängige Verteilung vor. Die CO₂-Kostenaufteilung gehört ebenfalls in die Abrechnung.
  5. Vorauszahlungen verrechnen: Ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen ab. Daraus ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung.
  6. Rechtzeitig zustellen: Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Was bei Verspätung gilt, lesen Sie unter Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Die ausführliche Anleitung mit Beispielrechnung finden Sie im Ratgeber Betriebskostenabrechnung erstellen. Wie sicher Sie schon sind, zeigt das Vermieter-Quiz.

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Hinweis: eigenheim360 bietet keine Rechtsberatung. Die Inhalte geben einen allgemeinen Überblick, Stand November 2026. Bei konkreten Streitfragen helfen Vermieterverbände, ein Fachanwalt für Mietrecht oder die Stellen unter Nützliche Adressen.